Otomatisasi Kantor

Sistem otomatisasi kantor (dalam bahasa Inggris: Office Automation disingkat OA) didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi. Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang beradan di dalam maupun di luar perusaahan. Orang yang berada dalam suatu kantor dapat menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada di kantor lain dalam suatu perusahaan, atau dengan orang lain dalam kantor di perusahaan lain. Para pengguna otomatisasi kantor pada umumnya adalah Manajer, orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

Manfaat Otomatisasi Kantor

Bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi kantor:

1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya. 
2. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah. 
3. Pemecahan masalah Kelompok/Tim. 
4. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok. 
5. Pelengkap–BukanPengganti. 
6. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional–percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

Aplikasi Otomatisasi Kantor

A.  Word Processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.

B.    Electronic Mail

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.

C.   Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan mengubahnya kembali menjadi benuk audio saat dipanggil.

D.  Electronic Calendaring

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

E.   Audio Conferencing

Audio conferencing adalah penggunaan  peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.Audio conferencing adalah aplikasi Office Automation pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

F.    Video Conferencing

Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.

• Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:

1. Video satu arah dan audio satu arah 
2. Video satu arah dan audio dua arah 
3. Video dan audio dua arah

G.  Computer Conferencing

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada di kota yang berlainan.

H.  Facsimile Transmission

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

I.      Video Text

Video text adalah penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.

J.    Image Storage and Retrieval

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

K. Desktop Publishing

Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.

Referensi

Aan, wati.2013. otomatisasi kantor (https://blogaanwati.wordpress.com/2013/01/11/otomatisasi-kantor/html. diakses pada 28 Maret 2015)

Dino, Anugrah. 2014. Pengertian otomatisasi kantor

(http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html diakses pada 28 Maret 2015)

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_otomatisasi_kantor

Alat Komunikasi Kantor

Dewasa ini perkembangan teknologi di dunia semakin menggeliat  dengan adanya inovasi yang bervariasi di  semua jenis  teknologi  salah satunya jenis alat komunikasi. Jenis alat komunikasi pada saat sekarang ini mengalami intensitas perubahan yang  sangat pesat, hal ini di ikuti pula dengan  perkembangan alat komunikasi yang digunakan untuk perkantoran. Pada saat ini di instansi-instansi perkantoran banyak menggunakan mesin atau alat komunikasi yang memudahkan dalam mendapatkan dan memperoleh informasi secara cepat dan efisien. Berikut adalah alat komunikasi yang sering digunakan di kantor :

a.   Telegraf

Telegraf merupakan alat untuk mengirim dan menerima pesan dari jarak jauh. Alat ini ditemukan oleh seorang warga Amerika, Samuel F.B. Morse bersama asistennya Alexander Bain pada tahun 1837. Pesan pertamanya dikirim pdaa 6 Januari 1838. 

Pesan yang dikirimkan oleh perator menggunakan kode morse. Pesan ini sering dinamakan pesan kabel atau kawat. Media ini sangat efektif dan dulu menjadi primadona meskipun yang bisa mengirim dam menerima hanyalah orang yang paham kode Morse. Untuk keperluaan peperangan, media ini sangat diperlukan agar pesan rahasia teta terjaga. Pesan ini pun diistimewakan karena umumnya pesan tersebut adalah pesan penting.

b.     Faximile

Facsmile (faks) aitu mesin telecopier yang memanfaatkan jaringan telepon. Dengan memakai alat  ini dapat mengirimkan tulisan, gambar ke tempat lain yang juga memiliki mesin faks. Mesin faks digunakan untuk menerima dan melayani telepon serta mengirim informasi dalam bentuk tulisan dan gambar ke tempat lain dengan cepat, juga dapat berfungsi sebagai mesin fotokopi. Mesin faks membantu pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh dalam waktu singkat. Ketika mengirim dokumen ke tempat yang  jauh, maka mesin faks akan mengirim lebih cepat dan spontan melampaui kinerja pengiriman surat melalui pos.     

c. Telecomference

 

Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi.Jadi teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Dalam telekonferensi juga dimungkinkan menggunakan whiteboard yang sama dan setiap peserta mempunyai kontrol terhadapnya, juga berbagi aplikasi.

Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.

d.     Interkom

Interkom merupakan kepanjangan dari intercommunication device atau peralatan komunikasi internal. Interkom merupakan sebuah sistem komunikasi elektronik yang ditujukan untuk pembicaraan, pengumuman, atau proses komunikasi yang terbatas. Interkom sering disebut juga interphone atau intertelepon. Interkom tersambung melalui kabel yang disebut kabel Beudrat. Kabel ini berfungsi untuk menyalurkan suara dari pesawat interkom yang satu ke pesawat interkom lainnya

Interkom bisa digabungkan dengan alat komunikasi lainnya seperti telepon, telepon genggam, walkie-talkie atau sejenis alat yang sistemnya serupa memiliki hubungan dengan listrik. Interkom juga dapat berupa perpaduan mikrofon, dan sebuah papan pengawas. Orang-orang yang bekerja langsung di lapangan biasanya menggunakan alat untuk berkomuniksai satu sama lain. Alat ini dikenal dengan nama handy talkie (HT) yang didalamnya terdapat  interkom.

e.    Mobile Chat Messenger

Hampir sama seperti pesan instan, namun diaplikasikan kedalam sebuah handphone atau smartphone yang berteknologi tinggi. Ini bisa menggantikan penggunaan layanan SMS yang lebih komplit disertai dengan fitur-fitur menarik dan notifikasi. Ada banyak sekali aplikasi chat yang sangat terkenal, sebagai contoh Blackberry Messenger, Whatsapp, Ebuddy, Mig33, Nimbuzz dan masih banyak sekali yang tidak bisa disebutkan satu per satu.

f.        f.  Telephone

Telepon berasal dari kata tele yang berarti jauh dan phone yang artinya suara berhubungan telepon yaitu penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.Pesawat telepon adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan dan sekaligus berfungsi untuk mendengarkan suara atau pembicara.

1.      Macam-macam pesawat telepon
Pesawat tunggal, yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah

2.      PMBX (Pesawat Manual Brand Xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator (tidak langsung)

3.      PABX (Private Automatic Brand Xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator

g.      PDA  
PDA atau Personal Digital Assistant adalah sebuah alat yang bisa membantu manusia dalam menyelesaikan tugasnya. Banyak data yang penting bisa di simpan dalam PDA. Fungsi PDA hampir sama dengan komputer atau laptop, hanya saja PDA lebih kecil ukurannya

f. Handphone telepon seluler 
 (ponsel) atau handphone (HP) adalah perangkat telekomunikasi elektronik yang mempunyai kemampuan dasar yang sama dengan telepon konvensional saluran tetap, namun dapat dibawa ke mana-mana (portabel/mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel (nirkabel; wireless). Saat ini, Indonesia mempunyai dua jaringan telepon nirkabel yaitu sistem GSM (Global System for Mobile Telecommunications) dan sistem CDMA (Code Division Multiple Access). Badan yang mengatur telekomunikasi seluler Indonesia adalah Asosiasi Telekomunikasi Seluler Indonesia (ATSI).

i.        . VOIP
Voice over Internet Protocol (juga disebut VoIP, IP Telephony, Internet telephony atau Digital Phone) adalah teknologi yang memungkinkan percakapan suara jarak jauh melalui media internet. Data suara diubah menjadi kode digital dan dialirkan melalui jaringan yang mengirimkan paket-paket data, dan bukan lewat sirkuit analog telepon biasa. Voice over IP telah diimplementasikan dalam berbagai macam jalan menggunakan hak milik dan standar serta protokol terbuka. Contoh protokol jaringan yang digunakan untuk mengimplementasikan VoIP meliputi:

• H.323
• Media Gateway Control Protocol (MGCP)
• Session Initiation Protocol (SIP)
• Real-time Transport Protocol (RTP)
• Session Description Protocol (SDP)
• Inter-Asterisk eXchange (IAX)

Protokol H.323 adalah salah satu dari Protokol VoIP yang penerapannya ditemukan secara luas untuk lalulintas jarak jauh, seperti layanan Jaringan Area Lokal (LAN). Namun, karena perkembangan baru, protokol yang lebih kompleks seperti MGCP dan SIP, H.323 penyebaran semakin terbatas untuk membawa jarak jauh yang ada lalu lintas jaringan. Secara khusus, Session Initiation Protocol (SIP) telah mendapatkan penetrasi pasar luas VoIP.

j.        Internet Internet merupakan salah satu produk TIK yang paling maju saat ini. Internet berawal dari diciptakannya teknologi jaringan komputer sekitar tahun 1960. Padaawalnya, jaringan komputer dimanfaatkan oleh angkatan bersenjata Amerika untuk mengembangkan senjata nuklir. Pada tahun 1989,Timothy Berners-Lee, ahli komputer dari Inggris menciptakan World Wide Web, yaitu semacam program yangmemungkinkan suara, gambar, film, dan musik ditampilkan dalam internet. Karena penemuan inilah internet menjadi lebih menarik tampilannya dan bervariasi. Dahulu internet hanya dapat digunakan oleh kalangan dan dengan komponen tertentu saja. Tetapi saat ini orang yang dirumahpun bisa terhubung lewat internet dengan cara menggunakan modem atau juga jaringan telepon.

k. Surat Eletronik (E-mail) 
Merupakan sarana mengirim surat melalui jaringan komputer, misalnya internet. Surat elektronik mulai dipakai pada tahun 1960-an. Saat itu internet belum terbentuk, tetapi surat terkirim melalui jaringan yang berbentuk dari kumpulan “mainframe”. Mulai tahun 1980-an mulai bisa dipakai oleh umum.

Daftar Pustaka

Iklankecil, computer. 2012. Pengertian  telecomference. (http://komputer.iklankecil.com/pengertian-teleconference.htmldiakses pada 26 maret 2015)

Lailatul, Fitriyah. 2013. Macam-macam Alat Komunikasi. (http://fitriyah-blog.blogspot.com/2013/06/macam-macam-alat-komunikasi.html, diakses 22 Maret 2015.

Savista, Yolanda Dita. 2011. Pengertian, Kelebihan, serta Kekurangan dari Handphone (HP). (http://sayayolanda.blogspot.com/2011/04/pengertian-kelebihan-serta-kekurangan.html, diakses 22 Maret 2015)

Lestari, Ayu Dwi. 2014. Pengertian Email & Kelebihan dan Kekurangan. (https://ayudwilestari101.wordpress.com/2014/05/08/pengertian-email-kelebihan-dan-kekurangan/, diakses 22 Maret 2015)

Silontong. 2015. Alat-alat komunikasi tradisional dan modern.

(http://silontong.com/2014/05/29/21-alat-alat-komunikasi-tradisional-dan-15-modern/pda-juga-di-kenal-sebagai-alat-komunikasi-modern/ , diakses 26 Maret 2015)

Ziahhh,2014. Peralatan mesin-mesin komunikasi kantor.

http://ziahhh.blogspot.com/2014/01/peralatanmesin-komunikasi-kantor.html. diakses pada 26 Maret 2015)

Kartasura, SMPN 2. ____. Peralatan dan Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi. (https://smpnduakartasura.wordpress.com/kelas-vii/materi/peralatan-dan-pengembangan-teknologi-informasi-dan-komunikasi/, diakses 26 Maret 2015)

Reza, Krisna. 2012. Sejarah Perkembangan Alat Komunikasi. (http://chrezsoft.blogspot.com/2012/12/sejarah-perkembangan-alat-komunikasi.html, diakses 26 Maret 2015)