Sistem otomatisasi kantor (dalam bahasa Inggris: Office
Automation disingkat OA)
didefinisikan sebagai sistem
informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan,
memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi
elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi. Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang beradan di dalam maupun di
luar perusaahan. Orang yang berada dalam suatu kantor dapat menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada di kantor
lain dalam suatu perusahaan, atau dengan orang lain dalam kantor di perusahaan
lain. Para pengguna otomatisasi kantor pada
umumnya adalah Manajer, orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan, terutama SDM. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang
membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi. Sekertaris,
ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani
korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
Manfaat Otomatisasi Kantor
Bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi kantor:
- Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.
- Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
- Pemecahan masalah Kelompok/Tim.
- Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
- Pelengkap–BukanPengganti.
- Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional–percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
Aplikasi Otomatisasi Kantor
A. Word Processing
Word
processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis
melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau
cetak.Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan
memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang
lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
B. Electronic Mail
Electronic
mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang
memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan
menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.
C. Voice Mail
Voice mail
persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan
pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya.
Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada
anda.Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio
dalam bentuk digital dan mengubahnya kembali menjadi benuk audio saat
dipanggil.
D. Electronic Calendaring
Electronic
calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil
acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat
khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun
terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
E. Audio Conferencing
Audio conferencing adalah penggunaan
peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara
orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan
konferensi.Audio conferencing adalah aplikasi Office Automation pertama yang
tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi
audio dua arah.
F. Video Conferencing
Video
conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi
digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.Orang yang berada
dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di
lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
- Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:
- Video satu arah dan audio satu arah
- Video satu arah dan audio dua arah
- Video dan audio dua arah
G. Computer Conferencing
Computer conferencing adalah
penggunaan jaringan komputer, sehingga member kemampuan seseorang untuk
melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi
ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan
hardware dan software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’ digunakan
untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam
seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara
pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada di kota yang
berlainan.
H. Facsimile Transmission
Facsimile transmission yang biasanya
disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan
dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung
yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon
suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak
lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
I. Video Text
Video text adalah penggunaan
computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt.
Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam
penyimpanan sekunder pada computer.
J. Image Storage and Retrieval
Beberapa jenis perusahaan mempunyai
volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar
informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.Untuk mengatasi masalah mengenai
penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa
microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang
diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval
digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali
dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
K. Desktop Publishing
Desktop publishing atau dtp adalah
pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan
oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri
atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser,
software desktop publishing.
Referensi
Aan, wati.2013. otomatisasi kantor (https://blogaanwati.wordpress.com/2013/01/11/otomatisasi-kantor/html. diakses pada 28 Maret 2015)
Dino, Anugrah. 2014. Pengertian otomatisasi
kantor
(http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html
diakses pada 28 Maret 2015)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar